О журналеСотрудничествоИнформерыАрхивОнлайн журналКонтактыФорум
На главную
Главная Контакты Карта сайта
Сегодня: среда, 17 января 2018
 

№ 3 (170)


 


РУБРИКИ
Пазлы бизнеса
Местное время
Релакс
Правовой аспект
Текущий момент
Деньги
Детектор
Налоговый караул
Практикум
Самоанализ
От рядового - до генерала
Прогноз 2016
Закон и право
Имидж-всё
Автострасти
Самопознание
Лента новостей
Обратите внимание
Милосердие
Пресс - релизы

Обратная связь
№02, февраль 2017 Совместная акция Банка “ГЛОБУС” и корпорации "УКРБУД"
№01, январь 2015 АХА Страхование стала лидером страховщиков

Имидж-всё

февраль 2011

Электронный этикет: краткость, чёткость, оптимизм

 

В каждой стране есть свой канцелярский стандарт и правила ведения деловой переписки. Но в эпоху глобализации эти правила унифицируются, то есть становятся общими. Это удобно и понятно для всех. И как английский стал международным языком общения, так и утвердившиеся на Западе стандарты делового общения распространились по миру. Украина – не исключение. А так как бумажная переписка все более отходит на второй план, уступая место «электронке», то мы и поговорим об электронном деловом этикете.

Надо сразу отметить, что отличительная черта западного стиля деловой переписки – простота, краткость, доброжелательный тон и никаких канцеляризмов! В США канцеляризмы изжиты в законодательном порядке. Конгресс США принял специальный акт, ограничивающий бумагомарание. Каждый исходящий федеральный документ имеет ссылку на этот акт с указанием времени, которое необходимо для заполнения документа в минутах.
Если некоторые наши деловые письма все еще по старинке начинаются со скучного «в ответ на ваше письмо за исх. №…от такого-то числа в отношении такого-то вопроса…», то в деловой переписке США такой запев расценивается как неуважение к адресату, так как покушается на его время, которое, как известно, деньги. У нас же любят для придания пущей важности так заумно выражаться, что суть вопроса теряется в дебрях лишних и пустых слов.
Любое деловое письмо должно содержать только одну мысль, изложенную кратко и просто, и укладываться на одной странице. Этот принцип касается и деловой электронной переписки.
Само электронное сообщение должно быть кратким. Все подробности обычно высылаются приложением. Объем приложения не должен превышать 2 мегабайта. Если ваше приложение имеет больший объем, то следует разбить его на несколько мелких. Большие файлы принято отсылать ночной перепиской. Главная тенденция электронных писем – их дискретность, порционность: лучше послать несколько писем с одной мыслью в каждом, чем одно большое письмо.
Особое внимание следует обратить на строку RE или SUBJECT (тема). Ваш получатель в первую очередь смотрит именно на эту строку. От того, насколько информативна заявленная тема послания и какое количество знаков вы используете для ее изложения, зависит, будут или не будут читать ваш е-мейл.
Далее следует так составить текст, чтобы содержание первого же абзаца раскрывало основное содержание всего письма. Никогда не относите самую главную мысль в конец письма. Этим правилом пользуются все рекламщики и газетчики. Детали должны завершать письмо, а не открывать его.
Очень важное значение имеет разбивка письма на короткие абзацы. Текст необходимо структурировать, разбивая его на логические абзацы. Почти все так и поступают. Но мало просто разделить на абзацы - необходимо, чтобы они были чётко отделены друг от друга строкой или отступом.
Сами предложения тоже должны быть короткими. Длинноты в письме демонстрируют лишь ваше неумение ясно сформулировать мысль, что не характеризует вас как делового человека и свидетельствует о вашем неуважении к адресату.
Будьте убедительными. Старайтесь подкреплять ваши короткие доводы цифрами или фактами. Причем, держите в уме, что если ваше послание направлено зарубежному партнеру, то их трудно убедить ссылкой на авторитеты – они предпочитают голые цифры или выводы, основанные на цифрах. Подсчитать и сделать свой вывод они сумеют сами.
В электронной переписке достаточно напрямую обращаться по имени и подписываться именем. Никаких приветствий, титулов, «искренне ваших-наших», никаких экивоков и реверансов. Если вы пишете в незнакомую организацию, то следует указать свое полное имя и должность. Ставьте подпись в электронном письме. Она должна идентифицировать вас и содержать ваши контакты (телефоны, факс). Подпись не должна быть слишком длинной - 4-7 строчек вполне достаточно.
В тексте письма излучайте оптимизм и всегда старайтесь закончить на позитивной ноте. Даже если вы хотите сообщить плохую новость, никогда не пишите такие слова как «ошибка», «неудача», «провал». Даже если вы завалили дело, не стоит писать, что вас постигла неудача и исправить уже ничего нельзя. Лучше изложить примерно так: «По таким-то причинам данный подход не дал результата. Предлагаю такой-то, от которого ожидаю такого-то результата в такие-то сроки». Партнеры должны чувствовать вашу энергичность, честность и конструктивность.
Следите за тоном своих писем. В отличие от встреч или даже телефонных переговоров, читатель вашего письма не имеет преимущества видеть и слышать ваше выражение лица, интонацию и получать другие невербальные сигналы. Особенно опасен сарказм. Не отвечайте в гневе.
Чем вежливее вы будете, тем лучше. Не пренебрегайте словами «уважаемый», «пожалуйста», «благодарю» и «с уважением». Кстати, сокращение «ув.» вовсе не свидетельствует об уважении.
Если вы отвечаете кому-либо на письмо, то, пожалуйста, ответьте на все вопросы, которые заданы вам. Это правило кажется таким естественным и понятным, но, тем не менее, это одно из наиболее часто нарушаемых правил электронной переписки.
Не пишите письма только ЗАГЛАВНЫМИ СИМВОЛАМИ. Это электронный эквивалент крика. К тому же ЗАГЛАВНЫЕ СИМВОЛЫ труднее прочесть.
Не злоупотребляйте пометкой «высокий приоритет» («high priority»). Пометкой «высокий приоритет» следует пользоваться только для действительно срочных сообщений.
Обязательно проверяйте ваши сообщения на наличие ошибок. Помните о том, что безграмотность способствует созданию негативного имиджа. Кроме того, электронная глупость легче тиражируется, надежней и дольше сохраняется. Она заметней и опасней, чем бумажная. Поэтому внимательно вычитайте текст на предмет ляпов и ошибок.
Правила
корпоративной переписки
Современный деловой мир уже давно использует систему внутриофисной деловой переписки, не говоря уже об Интернете. И правила, выработанные за это время, очень просты и удобны.
Язык и стиль электронного общения еще более упрощен ради основной задачи: втиснуть как можно больше информативности в наименьший словесный объем за максимально короткое время доставки и осмысления информации. Ради формулы «время – деньги» решено поступиться орфографией, грамматикой, стилистикой, пунктуацией и прочими витиеватостями.
Так, английский электронный язык вполне допускает письма с сокращением слов, без знаков препинания, заглавных букв, с заменой слов цифрами: 2 (to) Peter, 4 (for) John, с общепринятыми деловыми аббревиатурами (ASAP – as soon as possible), усечениями (info, docs, pics – информация, документы, изображения).
Не отправляйте по корпоративной почте письма личного характера, особенно если в них обсуждаются рабочие вопросы или содержатся негативные высказывания, например, о начальстве.
Избегайте «неформальной», оскорбительной лексики, а также субъективных суждений. «Бесчеловечно заставлять сотрудника выполнять эту задачу», «идиотское задание» - фразы, которые также трактуются не в вашу пользу.
Не используйте специфические (понятные только вам и небольшому кругу лиц) понятия. Получатель письма может вас просто не понять, особенно если он принадлежит к другому культурному/социальному слою или просто живет в другом городе (не говоря уже о другом государстве).
Не прибегайте к дискриминации: половой, возрастной, расовой, религиозной и прочей.
При ответе на вопрос, заданный в предыдущем письме, не ограничивайтесь коротким «да» или «нет». Скопируйте вопрос в свое электронное письмо и только потом пишите на него ответ. Иначе в дальнейшем воспроизвести нить разговора будет очень сложно.
Соблюдайте правила вежливости. Если вы лично знакомы с получателем письма и допускаете в отношениях с ним некоторые неформальные нотки, то можете в своем послании использовать смайлики.



Справка
Если в деловом письме упоминаются третьи лица, то по правилам вежливости их адреса вносятся в строку «копия». Строка «скрытая копия» традиционно используется в бизнес-общении для рассылки резюме.
Поздравления с календарными праздниками партнерам следует посылать индивидуально, находя для каждого какие-то личные слова, а не делать рассылку.
Кнопку «ответить всем» в деловой переписке не используют. Она способна вызвать не просто неразбериху, а виртуальный конфликт с вовлечением совершенно посторонних лиц.
И архиважное – не забывайте вовремя отвечать! В деловых кругах западных стран на бумажное письмо принято отвечать в течение 2-х дней, а на электронное – в течение суток.

Обмен письмами заканчивает тот, кто его начал.

 



Ева Листьева
Количество просмотров: 7702


Новости по теме

08.11.2017 : В Украине планируют производить мед по евростандартам

08.11.2017 : Физики открыли новый источник возобновляемой энергии

08.11.2017 : Турция намерена выпускать собственные автомобили

09.10.2017 : В Германии закрылись тысячи отделений банков

18.09.2017 : Аэропорт "Днепр" может снова стать государственной собственностью

25.08.2017 : 5 главных финансовых ошибок при покупке автомобиля

15.08.2017 : Трамп инициировал торговое расследование против Китая

07.08.2017 : Украина выходит из общего ядерного бизнеса с Россией и Казахстаном

17.07.2017 : Ученые назвали самые ленивые и самые активные страны

29.06.2017 : Крупная российская страховая компания Ингосстрах уходит из Украины

29.06.2017 : ООН: целью вирусной атаки Petya.A были не деньги

21.06.2017 : Вирус WannaCry атаковал завод Honda

06.06.2017 : Порошенко рекомендовали трех кандидатов на пост главы НБУ

06.06.2017 : Apple обогнала Samsung по продажам смартфонов

31.05.2017 : Порошенко поручил увеличить количество авиарейсов в Европу


 
!!!Здравствуйте! Вас интересуют клиентские базы данных? Ответ на Email: voevodin.cheslav@mail.ru
2017-09-22 00:05:38
!!!Здравствуйте! Вас интересуют клиентские базы данных? Ответ на Email: voevodin.cheslav@mail.ru
ValeriaGoodgusTC
2017-03-23 12:47:16
ValeriaGoodgusTC
2017-03-20 11:22:38
Krasnov85AlupeJV
2017-02-27 00:10:46
Krasnov85AlupeJV
2017-02-23 05:35:44
ArtemSeoKrAlupeXX
2017-01-16 17:22:42
ArtemSeoKrAlupeXX
2017-01-08 18:38:28
ArtemSeoKrAlupeXX
2017-01-04 06:35:59
michael kors
2014-03-14 08:23:43
I've never even hooked up with anybody I've worked on a [url=http://www.coachoutlet-sale.com/]coach outlet[/url] with." But what about after a movie wrapped? She laughs. This plush leather wallet is roomy and unzips to reveal a plethora of pockets for cards, change, and [url=http://www.coach-factory-outlet-online.com/]coach factory outlet online[/url]. Of course, the real siren song is the elegant color combo. This [url=http://www.coachfactoryoutlets2014.com/]coach factory[/url] has two large compartments bags to separate your clean and dirty laundry, so you don't have to worry about the [url=http://www.coachoutlet-buy.com/]coach outlet[/url] accidentally dropping the floral [url=http://www.coachstoreonline.com/]coach outlet store online[/url] purse cut panties your mom got you for [url=http://www.coachfactoryoutletspurse.com/]coach factory outlet[/url] floor for everyone to see (and judge).The [url=http://www.coachfactoryoutletorg.com/]coach factory outlet[/url] ($41) lets the rest of the world know that you won't be entertaining any nonsense. LUSH, the high-street beauty firm that prides itself on using natural and ethical ingredients, is willing to dull some of its shine over concerns about the use of child labor in [url=http://www.coachfactoryoutlet-handbags.com/]coach factory outlet[/url], where 60 percent of the [url=http://www.michaelkorsoutletmkstore.com/]michael kors outlet online[/url] is mined, according to the [url=http://www.michaelkorsoutletonlinemk.com/]michael kors outlet online[/url]. Use this money-saving offer to build up that spring [url=http://www.pradaoutlet-store.com/]prada outlet[/url] lineup in the closet with dress, casual and even [url=http://www.michaelkors.name/]michael kors[/url] styles for the entire family.We have seen celebrities, popstars, bands, and even rappers donate cash or organize a fundraiser for [url=http://www.michael-kors-outlet-store.com/]michael kors outlet store[/url]. The only way to actually look good during this time is to stock up on tops, sweaters and [url=http://www.michaelkors-bedford.com/]michael kors outlet[/url] that you can mix and match and layer up during the season-s most spastic days.The pretty porcine muppet made her small-screen debut in 1974 on the Herb Alpert and the marc jacobs show:Like, [url=http://www.fitflopsflipflops.com/]fitflops[/url]. We know the week leading up to the big day will be a total whirlwind of activity and last minute touches. The [url=http://www.fitflopflip-flop.com/]fitflop[/url], with its heavy, chevron treads, are incredible in slick fitflop (and, as we-ve found out in Eugene this winter, snow). So you may play a good hand and win just 20% of the time. This got me thinking: how often should we be -folding- in life?
Марат Ашуров
2011-02-17 17:02:54
Спасибо!
Познавательно, правильно - необходимо принять к действию.

Ваше имя *:
E-mail *:
Ваше сообщение *:
Очень весело! Весело Жаль Я удивлён Я в шоке! Странно Клёво! Хватит гнать! С ума сойти! На тебе
Смущаюсь Ой как жалко Злой Очень злой! Интересненько Клёво Внимание Что? Идея! Вон туда
Защитный код:
Защитный код    

Реклама на сайте

Опрос
В каком виде Вы храните свои сбережения:
в долларах
в гривне
в банке
в банке под кроватью
какие сбережения могут быть с нашими зарплатами


Создание книг

 

 

СМИ о нас




Погода
Погода в Донецке

влажность:

давление:

ветер:






О журналеСотрудничествоИнформерыАрхивОнлайн журналКонтактыФорум
Любое использование материалов сайта журнала "Ваш Компаньон" разрешается при условии активной ссылки на companion.net.ua и указания названия сайта.
© 2010-2013 © Ваш Компаньон, RSS   Создание сайтов - LookMy.info на базе CMS MYSITE